BUNTAN 導入事例｜経営課題を解決するための「働き方改革」一大プロジェクト｜株式会社ザイマックスエステートデザイン様

株式会社ザイマックスエステートデザイン様
業種：不動産業
社員数：101人～500人

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抱えていた経営課題

ザイマックスグループの中から、シナジー効果を目的として
いくつかの営業に特化した部署を集結してザイマックスエステートデザインという会社を設立しましたが、
フロアが1.5フロアに分散していたこともあり、なかなか社員間の活発なコミュニケーションが起こりづらく、
想定していた程のシナジー効果が生まれていませんでした。
そのことは会社としても大きな経営課題となっていました。

経営課題を解決するために ～WICプロジェクト～

経営課題を解決すべく、WICプロジェクトが立ち上がりました。
委員会名は、Workstyle Innovation Committee（働き方改革委員会）の略称で、WIC（ウィック）。

5つの目標の「①ビジョンの共有」と「③部門間のコミュニケーションが活性化し、
連携が取れている状態」を達成するために、1.5フロアからワンフロアにする必要がありました。
そこで、ワンフロア化を実現するため、委員会内に3つの分科会を設置しました。
SRIさんには、「紙削減」の分科会のメンバーと共に、
ワンフロアを実現させるためにも一番重要な紙の削減についてコンサルティングを行っていただきました。

ワンフロア化

WICプロジェクト「紙削減」の分科会メンバー 秋田氏にお話を伺いました。

ザイマックスエステートデザイン 秋田氏

ー紙の削減の話になったときの感想を教えてください。

紙をたくさん所持していたのは自覚していたので、「ん～困ったな、どうしようか」というのが正直な感想でした。
業種柄、提案期間の長い案件が多いため、過去提案していた物件資料の問い合わせが結構来ておりましたので、
紙を削減した後はどうやって対応すればいいのかな、と不安な思いがありました。
しかし、WICプロジェクトの目指すべき姿を実現するためのワンフロア化を進めるためには、
どうしても紙を削減する必要があると理解しましたので、
「腹をくくって」やるしかない！という気持ちで自ら「紙削減」の分科会メンバーに立候補しました。
委員会に立候補後、改めて過去資料の問い合わせ頻度について統計データを作成してみたところ、
自分が思っていたよりも実は問い合わせの件数は少なかったので、
これなら文書を削減しても、データさえ取っていけば、何とかなるんじゃないかと思えました。
気持ちの面で区切りがついたのは、外部の専門家（SRI）の方々に、
「不安な部分を解消するためには、こんな方法がありますよ」と分かりやすく教えてもらえたことです。
3分の2くらいの不安が解消されて、気持ちが楽になりました。

実際の紙の削減方法について

「紙削減」の分科会のメンバーと相談したり、
SRIさんにスケジュールや作業内容などの具体的な方法を教えてもらったので
それに沿って業務を行いました。最後の1ヶ月間で、「捨て捨て運動」という周知活動を行いました。

データ化するもの
廃棄するもの
それらを選別することで、文書削減運動を一気に進められました。

文書削減のコツは？

当初は、残す・捨てる・迷う（ちょっと考える）の3パターンで紙の仕分けをしていました。
しかし、途中からは割り切って、本当に必要なものだけ残し、
後は捨てるようにしたところ、作業がとてもスピードアップしましたね。

文書はどれくらい削減できましたか？

わたし個人の書類では、以前を100％とすると、削減後は15％まで、要は85％の文書を削減することができました。

文書削減後の環境はいかがですか？

特に困ったことはないです。どちらかというと、今はいかに紙を増やさないかということを考えています。

紙を増やさないコツは何でしょうか？

顧客への提案はやはり紙ベースが多いのでプリントアウトしますが、
提案後は紙のまま残さずに、必要なものはデータ化して紙は捨てる、といった流れを
習慣化することがポイントだと思います。

プロジェクト終了後の感想

自分一人でもかなりの紙が減ったということは、組織全体では、非常に多くの紙を減らすことができたのだと思います。
今後のことも考えると、やはり増やさない・定期的に削減するということが極めて大事なことだと感じます。

職場環境の刷新を、文書管理の見直しで実現

「紙削減」のプロジェクトを行った文書管理コンサルタントにその一部の話を伺いました。
ワンフロア化するにあたって、具体的にどのようなコンサルティングを行ったのでしょうか？
各チームの社員のみなさまからのヒアリングの結果、大きく分けて3つの問題点が浮かび上がってきました。

1.「紙をため込まざるを得ない環境」
重要文書の廃棄場所は10階建てビルに1箇所しかなく、
廃棄するためには都度エレベーターを利用し持っていく手間と時間がかかっていました。
このような環境で、不要な書類も各自で溜め込むことが習慣になってしまいました。

2.「案件のファイリング方法のルールが不明確」
営業担当が頻繁に閲覧する案件資料の管理状況に関して、紙ベースで管理されていましたが、
一部は電子化されていました。しかし、電子ファイルの格納場所のルールが定まっておらず、
書類によって格納場所がバラバラであったため、検索にするには時間がかかっていました。
このような状況では、紙の書類を探したほうが早いということがわかりました。
ところが、紙ベースの案件資料のファイリングにも問題があり、
取り出した書類を戻す場所も明確なルールがなかったため、
各営業担当の机の上に案件単位の資料が積み上がっていく状況となっていました。

3.「文具・名刺・書籍の多さ」
特に、各営業担当が持っている名刺はすごい量でした。名刺をスキャンして、データ化するシステムはあったのですが、
利用ルールが明確になっておらず活用しきれていませんでした。

この3つの問題点のため、
ザイマックスエステートデザイン様は個人で保有していた書類の量が
一人あたり約1.2fm（fm:ファイルメーター ※）と膨大でした。
ワンフロア化を行うためには、従来の半分（0.6fm・ファイルBOX 6個分）まで文書を減らす必要がありました。
※fm（ファイルメーター）：書類やファイルを積み上げた厚みを計測した量を表す単位

SRIが行ったアドバイス・対策提案

提案1
機密文書リサイクルBOX「たまって箱」を用意した結果、紙を廃棄する量が劇的に増えました。
1.5フロアに4台設置したのですが、
廃棄した重量が設置したエリア毎にひと目で確認できるので、どこがどれくらい廃棄したのかがわかります。
パーソナルスペースが従来の半分である0.6fmになるということを認識・理解していただくために、
「捨て捨て運動」と題した独自のポスターを作成し、
作業説明会の会場からオフィス全体の壁に貼り、
全社員の目につくようにして、会社全体で【ワンフロア化】に取り組むというムードづくりにも役立ちました。

提案2
机の上に積みあがっている紙のほとんどが案件資料だったのですが、
上にあるものがよく見る動いている案件、下にあるものは動きのない案件の資料という状況でした。
そこで、案件資料の格納にはファイルBOXを採用し、
今までの上に積み上げていたファイリング方法を横方向に並べた“押し出し式ファイリング”を提案しました。

提案3
名刺は、ルールを定めて今あるシステムを利用することをお勧めしました。
一人一式ずつ持っていた文具は、共用スペースを作ってまとめておき、
そこに使用時に取りに行っていただくようにしました。
扱いに困っていた書籍についても同様で別フロアのフリースペースに1ヶ所にまとめて、
ライブラリーコーナーを作る提案をしました。
良い本の情報を共有することにより、新しいビジネスの発想へと結びつくことを期待しています。

これらの施策を行うことで、個人の紙の削減目標を見事に達成（削減率52％）することができました。

紙削減の目標を達成できたポイント

ここでご紹介したのは全体のごく一部ですが、
やはり、何か新しいことにトライするときは、少なからず不安な気持ちになるかと思います。
ビジョンを達成するためには、その不安を解消し
全社員にご理解をいただき施策を行うことが、大きな成功のポイントだと考えます。

WICプロジェクトを通じて“紙を削減”し、“情報が共有できる仕組み”ができ、
“快適な空間”を創出できました。また、全社員一丸となって取り組んだ結果、
コミュニケーションが活性化し、経営課題の解決に着実に近づいています。

ザイマックスエステートデザイン様は、2015年9月に1.5フロアからワンフロアへのレイアウト変更が完了し、
WICプロジェクトの目指す3つの目的は達成するための環境が整いました。
レイアウト変更終了と共に
WICプロジェクトはTUP（トライアップ）プロジェクトへレベルアップし継続的に活動を行っています。

※導入事例に掲載されている法人名、個人名、コンテンツは、お客様より許可いただいた上、構成・公開しています。
※既出公開されている導入事例記事を再編集したもので、在籍・部署・肩書き等は、インタビュー当時のものです。