契約書管理のことなら、紙も電子もSRI
文書管理システム「BUNTAN」導入事例をご紹介します。
学校法人三幸学園様
業種：学校事業
社員数：1,001人～5,000人
背景
重要文書の保存期限設定など管理方法の詳細は、全国にある各拠点に委ねていた。
管理方法の整備と統一は積年の課題となっていたが、至る所で重要文書の管理が煩雑になって、
保管スペースの逼迫も表面化してきたため、いよいよ改善が急務となった。
問題点
●管理者の転勤・異動が多いため、管理が不安定で継続性がない。
●重要文書の棄損・紛失の危険性。
各拠点の管理状況が把握できないため、廃棄、紛失しているかもしれないが、それもわからない。
管理の継続性がないため、拠点内でも所在の把握が曖昧に。
必要時に書類の在処の捜索から始めるなど業務効率が悪い状況。
●保管スペースの不足。
管理体制が曖昧なため廃棄すべき書類かどうかも曖昧に。
そのため、全てをとりあえず保管するという体制になりがちなことから、保管スペースが不足。
解決のポイント
●全拠点にて統一した運用を徹底できる仕組み作り
●全拠点の重要文書を手間をかけずに棚卸しを実施
①各拠点には箱詰めマニュアルを配布し、箱詰め作業のみに負担軽減
②箱詰め後の作業はアウトソーシング
‐保存が必須な文書のリストと文書を照合し、抜け・漏れをチェック
‐保存年限を設定した台帳を作成し、文書は集約保管。
‐閲覧頻度の高い書類は電子化し、各拠点でデータ管理。
●以降は、①②を全拠点の年に1回のイベント化
●文書管理のシステム化
導入効果
重要文書の棚卸しを、年に1回の定期的な全拠点一斉のイベントにしたことで、
棄損・紛失の恐れがなくなった。
管理方法を統一し、各拠点での作業手間も減らしたので、
管理者が変わっても同じ運用を継続できるようになった。
SRIで保存年限を設定した台帳を作成し、システム管理することで、
これまで廃棄できなかった文書を安心して廃棄できるようになり、文書が溜まらなくなってきた。
お客様の声
運用開始にあたってはSRIの担当者様が時間を割いて入念な打ち合わせをしてくださり、
当学園の状況にあわせた提案を行っていただけたため、導入初年度から大きな混乱もなく進みました。
今では、ルーティン化したこの業務が滞りなく進むことが定例となっていることはもちろん、
これらの体制を通して、各拠点の「適切な文書管理への意識」が高まったこともメリットだと感じています。
※導入事例に掲載されている法人名、個人名、コンテンツは、お客様より許可いただいた上、構成・公開しています。
※既出公開されている導入事例記事を再編集したもので、在籍・部署・肩書き等は、インタビュー当時のものです。
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