契約書管理システムの導入準備
契約書管理システムを行うと決めても、何から始め、何をするべきか
1.管理部門と担当者の選定
部署ごとや担当ごとに契約書の管理を独自で行っている場合、
契約書管理システムを導入することで全ての契約書を一元管理することが可能です。
システム管理を、どの部署で、担当を誰にするのか決めましょう。
企業により、管理に最適な部門は変わってきますので、どこが最適かを見極める必要があります。
2.既存の契約書原本の収集や台帳の見直し
管理する部門が決まったら、すでに保存してある契約書原本を棚卸するために収集し、
契約書管理台帳の見直し、または新規作成します。
契約書管理台帳とは、契約書の保管のために一覧化したものです。
管理しやすいように、もし複数ある場合は、項目や内容の見直しを適宜行いましょう。
3.管理における共通ルールの策定
契約書を取り扱っていく共通ルールを決めましょう。
このルールは管理者だけでなく契約書を作成、閲覧する関係者全員が守るべきものです。
共通ルールを策定することにより、契約書の管理がよりスムーズに行えるように。
