企業における契約書管理の課題｜契約書の原本管理について｜buntan-legal.com

事務代行サービスの活用が注目される背景

契約書管理の負担を軽減し、より正確かつ効率的に業務を進める手段として、
近年「契約書管理の事務代行サービス」が注目されており、
事務代行サービスを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

●専門的な管理体制の構築
契約書の管理専門家が関与することで、法的要件を満たした適切な管理が可能。

●業務負担の軽減
契約書の整理・保管・更新管理などの煩雑な業務を外部委託することで、社内リソースをより重要な業務に集中できる。

●デジタル管理の促進
電子契約システムとの連携により、契約書の検索性やセキュリティを向上させ、リスクを最小限に抑える。

これらの利点により、
契約書管理の事務代行サービスが多くの企業にとって有益なソリューションとなり得ます。
特に、契約数が多い企業や、内部リソースの不足に悩む企業にとっては、大きなメリットをもたらすでしょう。

契約書の原本管理

契約書原本の定義と役割

契約書の原本とは、当事者間で締結された正式な書類のうち、真正な証拠として認められる正式な文書を指します。
原本は、契約の履行や紛争時の証拠として重要な役割を果たし、企業活動において欠かせない資産のひとつです。

●法的証拠としての契約書
契約書は、法的な合意の成立を証明する最も重要な文書です。
書面による契約は、当事者が合意した内容を明確に示し、法的拘束力を持つため、
裁判や交渉の際に重要な役割を果たします。
そのため、契約書の原本を適切に管理することは、企業の法務リスクを軽減するために不可欠です。

●紛争時の証拠保全
契約書は、当事者間で紛争が発生した際に、双方の主張の正当性を証明する証拠となります。
原本が正しく管理されていないと、契約内容の証明が困難になり、
企業にとって不利な状況を招く可能性があります。
また、改ざんや不正アクセスのリスクを最小限に抑えるためにも、適切な保管体制が求められます。

原本管理の基本

契約書の原本を適切に管理するためには、保管方法、アクセス制限、保管期限の管理が重要です。
これらの基本的な管理要素を徹底することで、契約の信頼性と安全性を確保できます。

●適切な保管方法（物理・デジタル）
契約書の原本管理には、物理的な保管とデジタル化による管理の両方の方法があります。
物理的な保管では、防火・防湿対策を施した専用のキャビネットや金庫を使用し、紛失や劣化を防ぐことが求められます。
一方、デジタル化された契約書は、クラウドストレージや電子契約管理システムを利用して管理することが一般的です。

●アクセス制限とセキュリティ対策
契約書の原本には機密情報が含まれるため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのアクセス管理が必要です。
物理的な保管の場合、鍵付きキャビネットや入室制限を設けることが重要です。
デジタル管理の場合は、アクセス権限の設定、多要素認証、暗号化技術を活用することで、
セキュリティリスクを低減できます。
また、定期的な監査を実施し、アクセスログを記録・管理することも推奨されます。

●保管期限と廃棄ルール
契約書には法的な保管義務があり、一定期間保持する必要があります。
一般的には、契約終了後も一定期間（例：5年～10年）保管し、その後、適切な方法で廃棄することが求められます。
廃棄の際には、物理的な契約書の場合はシュレッダーや溶解処理を施し、
デジタルデータの場合は完全削除やデータ消去ツールを活用することで、情報漏えいを防ぐことが重要です。

契約書管理における課題

紙ベースの管理によるリスク

依然として多くの企業では、紙ベースの契約書管理が主流となっています。
しかし、この方法にはさまざまなリスクが伴い、
契約書の物理的な管理は、適切な保管がされていない場合、情報漏えいや紛失の危険性を高める要因となります。

●紛失・劣化・改ざんの可能性
紙の契約書は、保管場所の管理が不十分だと紛失するリスクがあり、
また、長期間の保管によって紙が劣化し、重要な情報が判読不能になる場合があります。
さらに、物理的な文書は改ざんのリスクも伴い、
不正アクセスによる書き換えや、意図的な文書の入れ替えが発生すると、
契約の正当性が損なわれ、法的な問題に発展する可能性があります。

電子化の普及とその課題

近年、契約書管理の効率化を図るために電子契約システムが普及しており、
電子化によって検索性や利便性が向上する一方で、新たな課題も生じています。

●電子契約の法的効力
日本では電子契約法が整備され、電子契約の法的効力が認められています。
しかし、特定の契約では紙の書面が依然として求められる場合があり、すべての契約を電子化できるわけではありません。
さらに、海外との取引においては、各国の法律によって電子契約の取り扱いが異なるため、
法的リスクを正しく理解し、適切な対応を行う必要があります。

●電子データのセキュリティ対策
電子契約の普及に伴い、データのセキュリティが重要な課題で、
クラウドストレージや電子契約システムを活用する際には、適切なアクセス制限や暗号化技術を導入する必要があります。
また、サイバー攻撃やデータ漏えいのリスクに備えるため、定期的なセキュリティ監査やバックアップの確保が不可欠です。

管理コストと業務負担の増大

契約書の適切な管理には、人的リソースとコストがかかります。
契約書の数が増えるにつれて、検索や更新作業の負担が増大し、管理の効率が低下してしまいます。

●契約書の検索・更新作業の負担
契約書の検索や更新作業は、手作業で行うと膨大な時間を要します。
特に、大量の契約を扱う企業では、契約書の管理が煩雑になり、
期限切れ契約の見落としや、更新手続きの遅れ等でトラブルに発展しないように対策する必要があります。

●適切な管理担当者の不足
契約書管理には法的知識や適切な管理ノウハウが求められ、
専門の担当者が不足しで契約の重要事項を見落としや、適切な対応ができない結果、企業リスクが増大してしまいます。